Si les avantages de l’accueil téléphonique médical en termes de gestion semblent évidents, on oublie parfois que c’est aussi un outil de communication. La relation téléphonique est souvent le premier contact d’un patient avec un cabinet médical. C’est donc lui qui pose les bases de la relation patient/médecin.

L’accueil téléphonique est l’image de votre cabinet médical

L’accueil téléphonique est bien plus qu’un outil de gestion. C’est un outil de communication dans le sens où il donne une certaine image de votre cabinet médical. Cette image peut être positive ou négative. Lorsqu’un patient téléphone à un professionnel de santé, il peut être accueilli rapidement ou bien attendre plusieurs sonneries avant de trouver un interlocuteur. Il peut être reçu avec dynamisme, joie, accessibilité, efficacité ou à l’inverse avec absence de réactivité, aigreur et antipathie. Le sentiment généré lors de la première prise de contact fonde la relation patient/médecin. C’est effectivement souvent lors de la prise de rendez-vous que sont posées les premières pierres d’une relation de confiance.

Maîtriser la réception des patients par téléphone est par conséquent primordial. Personnaliser la communication pour refléter une image positive de votre cabinet l’est encore plus. Professionnalisme, courtoisie mais aussi capacité à conseiller et confidentialité sont autant de valeurs indispensables à l’accueil téléphonique de vos patients. Autant de principes qui, avec d’autres, garantissent une relation de confiance entre un patient et son praticien.

Accueil téléphonique personnalisé : un moyen de limiter les appels perdus

Avez-vous une idée précise des appels perdus chaque jour au standard de votre cabinet médical ? Les appels passés par les patients peuvent ne pas aboutir en cas de temps de réponse trop long, mais aussi en cas d’accueil désagréable. Dans ces cas précis, l’accueil téléphonique personnalisé constitue une véritable plus-value. Il permet notamment de :

  • limiter le nombre de sonneries avant réponse
  • donner un ton général agréable à la conversation
  • répondre aux patients en dehors des horaires d’ouverture du cabinet médical en fonction de l’offre de télésecrétariat médical choisie, et par conséquent de donner un sentiment de disponibilité et d’accessibilité au patient
  • garantir un accueil téléphonique uniforme toujours courtois, y compris les week-ends et le vendredi après-midi
  • d’éviter la redirection vers un répondeur pour non réponse aux appels, ce qui aurait pour conséquence de dépersonnaliser la relation

Les avantages de l’accueil téléphonique médical en quelques mots

L’accueil téléphonique médical représente des avantages en termes de gestion. Votre cabinet est joignable en permanence. Vous n’êtes pas dérangé pendant la pratique médicale, sauf en cas d’urgence. Votre télésecrétaire peut confirmer pour vous vos consultations, si bien que vous limitez

le risque de rendez-vous non honorés. Avec le télésecrétariat médical, vous vous consacrez uniquement à votre métier !

Il présente aussi des atouts en termes de communication. L’accueil personnalisé garantit une relation patient/médecin sereine basée sur la confiance mutuelle. Il est la première image donnée de votre cabinet, et il ne tient qu’à vous et à votre secrétaire de la rendre la plus positive possible.